社内イベントを成功させる幹事とは？企画のコツや注意点を紹介

社員間のコミュニケーションを活性化させ、チームワークを強化する機会となる「社内イベント」。イベントを成功させるには綿密な計画が重要で、特に幹事が成功の鍵を握っているといっても過言ではありません。そこで本記事では、社内イベントを成功させるためのポイントを紹介します。

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社内イベントを行うメリット

社内イベントを行うことで、社員同士のコミュニケーションがスムーズになり、日常業務の中ではなかなか得ることができない連帯感が生まれることもあります。社内の協力体制が強化されれば、業務の効率化も期待できるでしょう。また、イベント内容によってはリフレッシュ効果を得ることもできるため、社員のモチベーションが向上する点も大きなメリットです。

社内イベントにおける幹事の役割

幹事の役割は、単なる進行役だけではありません。ここでは、社内イベントにおける幹事の役割を見ていきましょう。

イベントの目的をはっきりさせる

幹事は、計画を立てる前にイベントの目的を明確にしておきましょう。社員のリフレッシュやチームビルディング、社会貢献、地域の活性化など、イベントのゴールはさまざまです。何を目的にイベントを行うかが不明瞭では、企画がスムーズに進みません。慣習化しているイベントであっても、目的を再度はっきりとさせておくことが大切です。

日程を調整する

社員のスケジュールに合わせた日程調整も、幹事の重要な役割です。多くの社員が参加しやすい日取りを選び、できるだけ早く通達しましょう。日時だけでなく、タイムテーブルをしっかりと組み立てることも大切です。

予算管理を行う

幹事は、予算の管理にも配慮しなければなりません。限られた予算で、参加者全員が満足できるイベントを計画してください。

社内イベントを開催する際の注意点

ここからは、社内イベントを開催する際の注意点を紹介します。

できるだけ多くの人の意見を聞く

少人数で企画を進めていると、いつの間にか意見が偏ってしまうものです。参加者全員が平等に楽しめる内容にするためにも、できるだけ多くの人の意見を取り入れましょう。異なる立場や嗜好の社員から意見をもらうことで、バランスの取れた企画を立てることができます。

各社員の事情を考慮する

企画の際には、育児や介護中の人、フルリモートで働いている人、出張が多い人など、さまざまな事情を抱えている社員がいることを忘れないようにしましょう。各社員の事情を考慮しながら、参加しやすい時間帯や場所を選ぶことで、参加率が高まります。

参加を強制しない

社内イベントへの参加は、強制しないようにしましょう。イベントを行うことで、リフレッシュを図りたいと思っても、強制されている中での参加では逆効果になります。出席できない理由を詮索したり、不参加者に罰則を与えたりする行為は避けてください。

細かい内容の企画書を作成する

イベントを成功させるには、詳細な企画書を作成することが大切です。予算や日程、イベント内容などはもちろん、考えられるリスクなども含めて企画書を作成しておきましょう。

おすすめのイベント内容

ここからは、おすすめのイベント内容を紹介します。

社員旅行

社員間の親睦を深めたいときには、社員旅行がおすすめです。非日常の空間で長時間を共に過ごすことで、お互いの意外な一面を見る貴重な機会にもなります。観光の合間に、チームビルディング活動を取り入れることで、より実りのある旅行になるでしょう。

食事会・飲み会

手軽に開催できるイベントとして、食事会や飲み会が挙げられます。人は、誰かと一緒に食事をすると、相手への印象が良くなる効果があるといわれています。リラックスした雰囲気の中、食事やお酒を楽しみながら会話をすることで、普段とは違うコミュニケーションを取ることができるでしょう。

サバゲー

最近、注目を集めている社内イベントに、サバゲーが挙げられます。サバゲーとは、戦場をイメージしたシチュエーションの中で、エアガンを撃ち合うシューティングゲームです。チーム戦がほとんどで、戦略性と協力が求められるスポーツなので、チーム内の協力関係が深まります。装備のレンタルを行っている施設を利用すれば、初心者でも安心して参加できます。

社内イベントはオリジナリティを意識して！

本記事では、社内イベントを成功させるためのポイントを紹介しました。イベントを成功させるためには、自社の雰囲気や目的に合わせた内容を企画することが大切です。良いイベントを実現するためにも、本記事の内容をぜひ参考にしてみてください。